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29 avril 2009 3 29 /04 /avril /2009 01:26
Compte Rendu de L'Assemblée Générale Extraordinaire.

 

 

Le 17 janvier 2009, 11h30

 

présents:10........... Bienvenus........

 

Représentés:

18 non nominatifs: Répartis entre les présents

5 nominatifs: Rose06  autorise qu'ils soient utilisés en son nom.

Cela nous donne: 33 membres sur 94, supérieur au minimum requis de1/3.

Les décisions qui seront prises, seront donc valides

 

Nous nous sommes aperçus que sur les pouvoirs, il n'avait pas été posé les questions des votes sur les points posés par l'assemblée "extraordinaire"

Les membres présents ont fort bien représenté les absents, mais après lecture des modifications des statuts, si un votant n'est pas d'accord qu'il nous le fasse savoir et nous modifierons son vote.

 

Nous disons bien "uniquement" pour les personnes qui ont envoyé leur pouvoir

 

  1. Quelques rappels historiques pour les nouveaux, par Bribri

 

Création du site Essentielles en 2002, puis d'une association en 2005 qui compte 15 membres tous issus du site. Cette association s'est beaucoup cherchée.

Grande confusion entre le site et l'association et en juin 2008, séparation des 2.

 

L'association a été créée pour être un outil de propositions ou/voire de revendications, pour être un moyen de changer le regard sur les malades en les rendant plus visibles, et également pour se situer comme  un partenaire avec les institutions.

Bouleau précise que dans l'association, plus importante, dans laquelle il est actif, l'unafam, des partenariats sont développés avec des labos de recherche publique (CEA, INSERM, Universités).

 

En 2005, l'association comptait 150 membres. En 2006, 100 membres, en 2007 60 membres. Cette année voit à nouveau le nombre de ses membres croitre à 94.

 

 

Avoir un site est l'élément fédérateur indispensable, Il doit pouvoir survivre aux changements de personnes c'est pourquoi une partie devrait être assumée par un salarié ou missionné, compétent. Il faut donc un budget.

Il ne se veut pas un concurrent des Impatientes. La réflexion est en cours et doit aboutir aussi vite que possible.

 

      2.    Modification des statuts.

 

Article 9 – Conseil d'administration

9.1. Composition

L'association est dirigée par un Conseil composé de 7 à15 membres élus pour 2 ans par

L'Assemblée Générale. En outre, les membres fondateurs de l’association sont membres de

Droit du Conseil d’Administration. Nul ne peut faire partie du conseil s’il n’est pas majeur et s’il

ne jouit pas du plein exercice de ses droits civiques.

Les premiers membres du conseil sont désignés par l’assemblée générale constitutive

 

Il est proposé que le nombre de membres du conseil d'administration passe de 7à 15 membres actuellement à 5 à 15 membres pour tenir compte des difficultés actuelles.

 

Accepté à l'unanimité des présents et représentés.

 

Article.10.2. Délibération

La présence d’au moins les deux tiers des membres du conseil est nécessaire pour que le

Conseil d’Administration puisse délibérer valablement.

 

Les décisions sont prises à la majorité des deux tiers des voix des membres présents. En cas

de partage, la voix du président est prépondérante.

 

Pour les questions diverses, les décisions seront prises à la majorité simple des membres

présents, sans procurations.

 

Tout membre du conseil peut donner par écrit mandant à un autre membre du conseil pour le

représenter. Chaque membre du conseil ne peut disposer que d’une seule procuration.

Les délibérations du conseil sont constatées par des procès verbaux inscrits sur le registre

des délibérations de l’association et signés par le président et le secrétaire qui peuvent,

ensemble ou séparément, en délivrer des copies ou des extraits

 

Il est admis qu'il n'est pas souhaitable que des décisions en conseil soient prisent par moins de 3 membres au minimum. Ainsi, la modification de l'article 9.1 ayant été adoptée, celle de l'article 10.2 n'a plus lieu d'être.

 

Règlement intérieur, article 4

 

4. Elections des membres du conseil d'administration

Elections

Le conseil d'administration de l'association se compose de 7 à 15 membres élus pour 2 ans.......

 

Si le nombre de membres du conseil est inférieur à 7, le conseil pourvoit immédiatement au

remplacement de ses membres parmi les membres actifs de l’Association de manière à

atteindre au moins 7 membres. Les membres ainsi désignés exercent provisoirement leurs

fonctions jusqu'à la plus prochaine assemblée générale où leur siège est mis au vote.

Si le nombre de membres est compris entre 7 et 15, ce sont les membres du conseil qui

décident s'il faut pourvoir ou non les sièges vacants. S'ils décident que les sièges sont à

pourvoir, le conseil pourvoit provisoirement au remplacement de ses membres parmi les

membres actifs de l’Association jusqu'à la prochaine assemblée générale.

 

Sera modifié pour tenir compte des décisions précédentes.

 

5. Réunions et délibérations des assemblées générales

Lors des votes en assemblées générales ordinaires, le nombre des mandats pour un

mandataire est limité à trois.

Lors des votes en assemblées générales extraordinaires, le nombre des mandats pour un

mandataire est limité à trois.

Lors des votes en réunion du conseil, le nombre de mandat par mandataire est limité à un.

 

Chaque présent peut-être porteur de 5 mandats au lieu de 3 actuellement pour les AGO et 3 pour les AGE  En conseil le nombre de mandat reste limité à un. Toujours pour tenir compte des difficultés actuelles.

Accepté à l'unanimité des présents et représentés.

 

 

 13H: L'assemblée générale extraordinaire est close.

 

 

 

 

Compte Rendu de L'Assemblée Générale Ordinaire

 

Le 17 janvier 2009, 14h

 

Approbation du compte rendu de l'assemblée générale ordinaire du 19 janvier 2008.

 

Approuvé à l'unanimité des présents et représentés.

 

 

Approbation du rapport moral

 

Quelques modifications de mise en page à prévoir.

Approuvé à l'unanimité des présents et représentés.

 

Approbation du rapport financier.

 

Cf tableau: résultats des comptes 2008 en Annexe 1

 

Dans crédit, la ligne F: divers, correspond au rachat par Aury de la mallette d'onco-esthétique qui avait été achetée par l'association pour son l'atelier l'an dernier.

Pour ce qui est des dons et dépenses obsèques, il est signalé que des différences sont mal perçues.

Une réflexion sur le sujet serait la bienvenue.

Il doit être tenu compte qu'une banalisation « administrative » est hors de question mais qu'une représentation de l'association est souhaitée.

Que c'est toujours une démarche très difficile pour celle(s) qui l'assume(nt) et qu'il est indispensable de partager cette charge.

 

Approuvé à l'unanimité des présents et représentés.

 

Quitus de l'exécution de leur mandat aux membres du conseil d'administration.

 

Approuvé à l'unanimité des présents et représentés.

 

Élection des nouveaux membres du conseil d'administration.

 

Élection de Fumigène (Sacco Josette)

Approuvée à l'unanimité des présents et représentés moins une abstention.

 

Élection de Fatai (Moreau Baaj Fatima)

Approuvée à l'unanimité des présents et représentés .

 

Élection de Festayre (Farez Véronique).

Approuvée à l'unanimité des présents et représentés moins une abstention.

 

Élection de Anouska ( Bombard Annie)

Approuvée à l'unanimité des présents et représentés .

 

Élection de Nanou19 ( Thiellement Véronique)

Approuvée à l'unanimité des présents et représentés

 

 

 

 

 

Discussion libre

 

Le site

Un heure a été consacrée à écouter un exposé synthétique de Bouleau: nouvel adhérent, informaticien expérimenté et membre actif depuis longtemps d'un association d'accompagnants de malades, l'UNAFAM) sur comment s'y prendre pour créer un site; les questions de fond ainsi que les différentes étapes et l'aide qu'il est prés à nous apporter.

Vous pouvez trouver un compte rendu complet de son intervention en annexe 2.

 

L'association doit-elle survivre?

Unanimité des présents et représentés, oui!

 

 

Qu'attendez-vous de votre association, doit-elle vous être utile?

 

C'est un question de fond qui a fait beaucoup débat dans le précédent ca et l'actuel désire ne pas manquer d'écoute par rapport à cela. Utile, cad vous apporter plus que de l'entraide et qui serait réservé aux adhérents.

A main levée, ce n'est pas ce que les présents demandent (celles qui étaient présentes l'an dernier se souviennent d'une question similaire qui avait donné un résultat comparable à la dernière ag.).

(Bouleau indique que l'UNAFAM fourni en plus aux adhérents, une revue, des consultations d'une assistante sociale employée à plein temps, des formations pour apprendre à fournir un service auprès des malades, des stages, des groupes de paroles de 2 ou 3 jours pour le soutient moral. Leurs moyens ne sont évidemment pas les nôtres actuellement).

 

Réponses à la question posée

 

Certaines y voient une façon spontanée de rendre un peu de ce que l'on a reçu

 

Certaines désapprouvent un  accès limité qui les aurait rebutées quand elles sont arrivées tellement angoissées.

 

Si le forum apporte plus et permet d’apporter plus sur un plan personnel, s’'exprimer dans une association , c'est se doter d'une voix qui porte plus. C’est aussi contribuer à une réflexion commune, faire plus que bouger pour soi. Bribri, la présidente, nous donne l’information que 24 associations ont participé au Ruban de l’Espoir mis en route par Amoena (Amoena a partagé ses dons entre les 24 associations présentes). L’idée d’une fédération nationale des associations concernées par le cancer prend de plus en plus de poids.  Si nous nous tournons vers les USA, nous constatons que le poids de pareilles associations de patients est réel.

 

 

Un  soutien pour aider à s'y retrouver dans les démarches administratives serait bien utile.

 

Un Troc-échanges pourrait être développé au sein de l’association (perruques, prothèses  etc…).

 

 

La question (évoquée plus haut) des gestes que l’association désire porter quand des essentielles se transforment en étoiles est reposée. Si pour les membres du CA, des gestes sont prévus d’ores et déjà.  Toute suggestion est bienvenue pour toute essentielle « adhérente hors ca ».

 

 

La question de l’utilisation de la cotisation est posée par certaines, certaines se demandent à quoi sert cet argent, tout en attendant rien pour elles personnellement ?

 

 

Parrainage

 

Un souci récurrent, est de voir des filles disparaître du site alors qu'elles auraient encore bien besoin d'attention et qu'un petit coucou les aurait peut-être bien aidé. Beaucoup se fait spontanément mais certaines sont bien discrètes. Il ne s'agit pas d'être intrusif, juste attentif. Pourquoi ne pas penser une sorte de parrainage.

 

 

Dans l’année qui vient, priorité sera donnée à la création du futur site de l’association

Il faut améliorer la lisibilité du site actuel, sur lequel des infos existent, trop peu exploitées.

p.ex. il faudrait mieux faire savoir, de manière visible, à quoi sert l’argent récolté ou encore mieux faire savoir sur le forum que tel ou tel article vient d’être publié sur le blog.

 

 

 

ANNEXE 2: Le site internet

 

 

Intervention de Bouleau.

 

 

A qui s'adresse-t-on? :

Un choix s’impose : s’adresse-t-on à toute personne concernée seulement ? ou  établit-on des partenariats avec des structures de soins auxquelles le site s’adresserait, ferait référence ?

 

A quoi sert-il?

Entraide vient toujours en premier. les informations, questions réponses, débats. actions en direction de partenaires( soignants, accueil.........) à préciser ensuite.

 

Les question éditoriales:

C’est à dire comment contrôler dans quelles conditions ont met des articles. Il faut un comité éditorial avant publication qui propose et/ou contrôle les publications. Ce débat interne sur les contenus des publications et les autorisations à donner pour publication peut se faire sur le site même en « back office 

Comment contrôler le contenu ouvert? C'est la modération qui peut-être à priori ( avec un contrôle avant ) ou à postériori (tout laisser passer quitte à effacer après). C'est le deuxième cas le plus fréquent mais il faut pouvoir facilement revenir au premier en cas de dérapage.

 Il est essentiel d’établir une charte de bonne conduite. Il peut nous en fournir une type.

 

L'hébergeur :

A partir d'une certaine taille, les hébergeurs gratuits ne sont plus suffisant. Il existe des charlatans dans le secteur. Un autre inconvénient est qu'ils ne sauvegardent pas le contenu. Pour quelques dizaines d'euros par an on peut utiliser les plus grands comme OVM (le plus grand français) ou 1§1 ( le plus grand mondial) ou always data ( qui est payant mais accepte gratuitement les associations, à vérifier).

Il faut établir à qui appartient légalement le site que l'on crée. C’est bien sûr mieux si c'est la personne morale de l'association.

Le nom de domaine cad . quelque chose. Il peut falloir acheter plus d'un nom de domaine pour protéger le nom. C'est 10E par an et par point.

 

Le webmaster

Dans les site classiques, le webmaster s'occupe de tout.

Dans les CMS (système de gestion de contenu plus lourd donc) , le webmaster peut ne s'occuper que de la maintenance technique,il est l'interlocuteur de l'hébergeur. Cela peut représenter quelques heures  de travail par semaine. Il faut choisir de le rémunérer, car fiabilité et technicité sont indispensables; Le bénévolat a des limites, surtout quand les bénévoles sont malades, c'est plus réaliste.

Sans aller jusqu'à l'appel d'offre, il est préférable de faire un appel à proposition assez formel.

'Bouleau' peut nous aider pour ça.

 

Les rôles

-Il faut un propriétaire de site qui peut-être un personne morale: l'association, mais son président reste le responsable au niveau juridique ( si un chirurgien attaquait en diffamation par exemple).

-Un webmaster pour la mise en œuvre technique des décisions éditoriales et qui servira d’interlocuteur technique avec l’hébergeur et pourrait assurer la sauvegarde du site.

-un comité éditorial s'il n'est pas assuré par le wm

- un comité de modération coordonné. C'est le travail le plus lourd , aussi le plus délicat.  Il faut donc une équipe qui s’investisse au jour le jour. C’est un travail difficile à déléguer car il faut être 'imprégné ' de l'esprit de l'association.

 

Une remarque essentielle sur le contenu du site :

Juridiquement, il faut annoncer très clairement à qui il appartient, les posts appartiennent aux posteurs par exemple. 'Bouleau' a des contrats type qu'il peut mettre à notre disposition.

 

 

Il va y avoir un assez gros travail de transfert du site actuel au nouveau dont il ne mesure pas bien l'ampleur

 

Bouleau précise que dans l'association, plus importante, dans laquelle il est actif, des partenariats sont développés avec les labos de recherche. Ce choix n'a pas été fait chez les Essentielles, jusqu'à présent,  de crainte de perdre une partie de la liberté de parole. Ce serait, avec tous les labos ou aucun. Remarque de Bouleau : il s'agit pour nous de labos de recherche publique (CEA, INSERM, Universités) et en aucun cas de laboratoires pharmaceutiques.

 

      La visibilité

pour être efficace, il faut être visible

par exemple comment se placer plus haut sur Google quand quelqu'un fait un recherche 'cancer du sein '. Apparaître sur un site de référence est une bonne façon d'être référencé! Trouver une place chez doctissimo par exemple? Comment? Pour quelle contrepartie?

 

Le financement

 

Nous disposons:

-  des  cotisations,

-  de dons

-  et du résultat de la vente d’objets

 

Il pourrait y avoir en outre, des subventions,  le ca y  a réfléchi déjà. Une piste est de se rapprocher des nouvelles représentations d'usagers auprès des structures de soins pour être plus audible.

C'est un gros travail. On pourrait créer un groupe de travail là dessus si des adhérents sont partants.

- Des levées de fonds peuvent être envisagées,  c’est lourd et à réfléchir.

La publicité sur le site, il semble que les pub par Google soient peu intrusives. A priori, l'assemblée n'est pas trop pour. Il faut se renseigner, ce qu'on ne veut pas ceux sont les publicités mobiles.

 

Il en faut  pour les frais de  fonctionnement: pour l'hébergeur, le webmaster ( si nous  mêmes assumons édition des infos et modération comme actuellement). Si c'est à Bouleau que nous demandons ce travail, il n'est pas évident qu'il dispose du temps nécessaire et n'envisage pas de le faire bénévolement. Ça va de soi!

 

Il nous faut investir pour lancer un appel à propositions auprès de webmasters et  dépouiller les candidatures. Il faut mettre au point une convention avec un salarié,  Bouleau(Jean-Luc) veut bien nous y aider. Pour créer la 'coquille vide' du site quand nous aurons bien défini ce que nous voulons; (il s’agit là d'assistance à la maitrise d'ouvrage); il nous aiderait aussi, environ 2 jours de travail pour la coquille.

Pour transférer le contenu, il faudrait trouver une autre personne.

 

 

Milles merci Bouleau, Jean-Luc, pour ces informations précieuses et pour l'aide que tu es près à nous offrir, nous savons combien tu es pris par ailleurs.

 

Le ca a déjà pas mal réfléchi mais cet apport nous aide beaucoup

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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commentaires

nanon 01/05/2009 08:30

Je viens de prendre connaissance du compte rendu sur le site. Je n'ai pas tout lu encore. Merci à vous, sans oublier Bouleau, pour ce travail...
Je vous embrasse.
Nanon

grive 30/04/2009 09:17

bonjour à toutes !

Je suis ravie de pouvoir lire toutes ces informations. Il y a toujours beaucoup de travail.
Je suis toujours à disposition pour un coup de pouce. vous embrasse et bon courage Grive

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